Создание макросов в Microsoft Office Word 2003


СОДЕРЖАНИЕ
  1. Создание (запись)макроса
  2. Передача (копирование) макроса
  3. Удаление макроса
  4. Дополнительные рекомендации

МAKPOC – это набор команд и инструкций приложения Microsoft Office Word, которые группируются вместе как единая команда для автоматического выполнения задачи.

СОЗДАНИЕ (ЗАПИСЬ) МАКРОСА.

Существует несколько способов записи макросов:
СПОСОБ 1: Автоматическая запись.

Автоматическая запись макросов в редакторе Word удобна тем, что пользователь, не вникая в программирование, может достаточно быстро и просто записать свои часто выполняемые действия и затем вызывать получившийся макрос столько раз, сколько в нем будет необходимость.

Алгоритм записи макроса
  1. Меню Сервис → команда Макрос в раскрывшемся подменю → команду Начать запись. Откроется диалоговое окно Запись макроса (рис.1)
    рис.1
  2. В поле Имя макроса введите название(имя) вашего макроса.
    ЗАМЕЧАНИЕ: во избежание различных ситуаций с неверно отображаемыми именами макросов, записанных кириллицей, рекомендуется давать имена макросам либо английскими терминами, либо записывать имена макросов латиницей. Кроме того, имя макроса не должно содержать в себе пробелы, знаки препинания, и не должно начинаться с цифры.

  3. В этом же окне в группе Назначить макрос вы можете назначить для макроса кнопку на панели инструментов или сочетание клавиш
  4. Чтобы обеспечить доступность макроса в любом документе редактора Word, в поле Макрос доступен для выберите из списка Всех документов (Normal.dot). Если же выбрать другой документ (не шаблон Normal.dot), то созднный макрос будет доступен только в выбранном документе.
  5. В поле Описание можно ввести любой текст, описывающий назначение записываемого вами макроса.

    ЗАМЕЧАНИЕ: Набирать описание рекомендуется постоянно.
    Для чего это надо?
    Вы забыли какие команды выполняет тот или иной макрос. Если поле описание заполнено, то «ваша память» восстанавливается без труда (достаточно прочесть информацию из описания). А вот, если поле описание не заполнено, то придется «методом тыка» освежать собственную память (а если макросов 50, а нужен только 1?).

  6. Нажмите кнопку ОК и на экране появится небольшая Панель инструментов с кнопками управления записью макроса , где кнопка – Остановка(окончание) записи макроса, а кнопка – Пауза.

С этого момента все ваши действия в редакторе Word записываются в макрос. Вы можете приостановить запись на время, если нажмете кнопку Пауза. Для продолжения записи повторно нажмите эту же кнопку. Если вы хотите закончить запись макроса, нажмите кнопку Остановить запись. Выполните необходимые действия, которые должны быть записаны в макрос. Чтобы проверить работоспособность макроса выполните: Сервис → Макрос → Макросы → выберите нужный макрос, нажмите кнопку Выполнить.

Пример: Создание собственного стиля подчеркивания
  1. Запустите приложение Microsoft Office Word. Наберите текст или слово. Сохраните документ с названием Макрос 1.
  2. Выделите текст или слово, которое надо подчеркнуть.
  3. Выполните меню Сервис → Макрос → Начать запись.
  4. Введите название макроса Podcherkiv.
  5. Нажмите на кнопку – тем самым вы назначите макросу кнопку на панели инструментов.
  6. В строке Макрос доступен для: выберите свой документ Макрос 1 – тем самым ваш макрос будет содержаться только в документе Макрос 1 и не будет доступен в других документах.
  7. В поле Описание наберите следующий текст: Макрос создан Петровым А. (вместо Петров А. – ваши данные). Выполняет оригинальное подчеркивание.
  8. В открывшемся диалоговом окне Настройка подцепите значок макроса и перетяните на любую панель инструментов (рис.2): рис.2
  9. Появится панель с управляющими кнопками . Макрос начинает записывать ваши действия.
  10. Выполните меню Формат → команда Шрифт. В диалоговом окне Шрифт (рис.3) выберите понравившийся стиль подчёркивания:
    рис.3.
  11. Нажмите кнопку ОК чтобы закрыть это окно.
  12. Остановите запись макроса.
  13. Для проверки работы макроса: наберите новое слово, установите в него курсор (или выделите слово), нажмите на кнопку макроса на панели инструментов.
  14. Переименуйте кнопку на панели инструментов: вызовите диалоговое окно Настройка панели инструментов → щелкните ПКМ по кнопке макроса → в поле Имя (рис. 4) введите новое название для кнопки, например, Ч.
    рис.4
Результат рис.5
СПОСОБ 2: Создание макроса из готового кода.

Создание макроса из готового кода удобно тем, что пользователь вставляет уже написанную программу в редактор Visual Basic, проверяет её работоспособность и пользуется ею. Однако, существует ряд и отрицательных моментов: не владеющий навыками программирования пользователь может неверно выполнить какую-либо опрерацию, что приведет к сбою как копируемой программы, так и приложения Microsoft Word. Другая проблема заключается в том, что не разбираясь в копируемой программе, можно вставить злонамеренный код, который также способен нанести вред компьютеру. Поэтому вставлять готовые макросы нужно очень осторожно и только из достоверных источников.

Создание макроса из готоровго кода рассмотрим на следующем примере: очень часто при оформлении юридических документов необходимо прописывать дату полностью. Набирать каждый раз дату, состоящую из числа, месяца и года не трудно, но очень долго, а если и документ не один - то и говорить не приходится. В таком случае на помощь приходит макрос.
Код макроса взят с сайта www.wordexpert.ru (перейдите по ссылке, чтобы скопировать код).

Алгоритм записи макроса
  1. Запустите приложение Microsoft Office Word.
  2. Выполните: меню Сервис → Макрос → в раскрывшемся подменю выберите команду Макросы. Откроется диалоговое окно Макрос (рис.6): рис.6

    ЗАМЕЧАНИЕ: это же диалоговое окно также можно открыть с помощью сочетания клавиш ALT+F8.

  3. В поле Имя введите наименование для макроса (например, DateProp).
  4. В поле Макросы из выберите строку Активных шаблонов.
  5. В поле Описание введите краткую информацию о назначении макроса. Этот текст будет размещен в коде макроса в качестве комментария.
  6. Нажмите кнопку Создать (рис.7):
    рис.7
  7. После этого приложение Microsoft Office Word запустит редактор Visual Basic, создаст модуль (если ранее он не был создан) NewMacros в шаблоне Normal.dot и добавит начальные строки подпрограммы и комментарий (шрифт зеленого цвета с апострофом перед текстом комментария), введенный вами в поле Описание (рис.8):
    рис.8
  8. В место, где находится курсор ввода (между комментариями и оператором End Sub, вставьте ваш код (скопированный без начальных операторов Sub и End Sub.
  9. Проверьте работоспособность макроса, нажав кнопку Run Sub на панели инструментов редактора Visual Basic или воспользуйтесь клавишей F5.
  10. Назначьте данному макросу сочетание клавиш или поместите созданную для макроса кнопку на панель инструментов.

Рассмотрим второй способ создания макроса из готового кода.

Имеется готовый код макроса wordexpert.ru (перейдите по ссылке, чтобы скопировать код), который вставляет в документ завтрашнюю дату - весьма полезная команда, особенно в случае подготовки документов заранее.

  1. Сохраните все документы, с которыми вы в настоящий момент работали и создайте новый документ.
  2. Нажмите сочетание клавиш ALT+F11 для открытия редактора Visual Basic с пустым (или уже содержащим какой-либо программный код) окном (рис. 9).
    рис.9

    ЗАМЕЧАНИЕ: в нашем случае уже созданы два макроса, поэтому необходимо перейти в конец редактора.

  3. Вставьте в окно редактора скопированный код, включая операторы начала процедуры Sub и конца процедуры End Sub.

    ЗАМЕЧАНИЕ: В данном случае копируется код полностью, включая операторы начала процедуры Sub и конца процедуры End Sub.

  4. Проверьте работоспособность макроса, нажав кнопку Run Sub на панели инструментов редактора Visual Basic или воспользуйтесь клавишей F5.
    Результатом будет, например, 27 января 2009.
  5. Назначьте данному макросу сочетание клавиш или поместите созданную для макроса кнопку на панель инструментов.

    ЗАМЕЧАНИЕ: В данном макросе есть одна маленькая недоработка: после 2008 не мешало бы вставить слово год сокращённо, т.е. букву г.

    Как это сделать:
    1. Открываем редактор Visual Basic (ALT+F11).
    2. Находим наш макрос.
    3. В строке ,".InsertAfter Format(Date + 1, "dd mmmm yyyy"),в формат даты ,"dd mmmm yyyy", добавляем через пробел букву г.
    4. Сохраняем изменения.
Результатом будет, например, 27 января 2009 г.

ПЕРЕДАЧА (КОПИРОВАНИЕ) МАКРОСА.

Автоматически создаваемые макросы в редакторе Microsoft Office Word записываются в стандартный модуль NewMacros глобального (общего) шаблона Normal.dot. Этот модуль может содержать большое количество макросов для самых различных манипуляций с текстом.

Иногда необходимо "перенести" макросы или макрос с одного компьютера на другой, например, с рабочего компьютера на домашний. Если макрос создавался в активном шаблоне (в некотором документе), то можно скопировать документ с макросом на другой компьютер, а затем поместить макрос в глобальный шаблон Normal.dot. Если же макрос сохранялся в глобальный (общий) шаблон Normal.dot, например, рабочего компьютера, то сначала необходимо скопировать макрос в документ, затем документ скопировать на домашний компьютер, а затем посместить макрос в лобальный шаблон Normal.dot на домашнем компьютере.

СПОСОБ 1: передача всего модуля с макросами (как со своими, так и с чужими).
Алгоритм выполнения
  1. Откройте документ или шаблон документа, содержащий макрос, который необходимо перенести на другой компьютер (в пользовательский документ) или в другой шаблон.
  2. Выполните меню Сервис → Шаблоны и надстройки в открывшемся одноименном диалоговом окне нажмите кнопку Организатор (рис.10). рис.10
    В результате откроется диалоговое окно Организатор (рис.11)
    рис.11
  3. Перейдите на вкладку Макросы. Слева и справа на этой вкладке будут отображаться панели с содержащимися в шаблонах или документах модулями макросов.
  4. Убедитесь, что в одной из панелей отображаются все модули из источника – документа (шаблона), из которого осуществляется перенос. Соответственно в другой панели должен быть документ-получатель модуля. Наименования документов присутствуют над панелями.

    ЗАМЕЧАНИЕ: если ваш документ (источник или получатель) не открыт ни в одной панели, то следует нажать кнопку Закрыть файл на одной из панелей, а затем нажать на изменившееся наименование этой кнопки - Открыть файл, выбрать нужный документ для открытия.

  5. Выберите в панели соответствующего шаблона или документа нужный модуль (например, модуль NextDate) и нажмите кнопку Копировать. Модуль будет скопирован в другой документ или шаблон.
ЗАМЕЧАНИЕ: после этого выбрать(выделить) скопированный файл и нажать кнопку Переименовать, чтобы присвоить переданному модулю новое имя. Это делается для того, чтобы избежать замещения имеющегося в документах пользователя модуля с таким же именем, поскольку другой пользователь также мог создать для себя нужные макросы, которые по умолчанию сохраняются в модуле NewMacros.

СПОСОБ 2: передача одного конкретного макроса.
Алгоритм выполнения

Для передачи одного или нескольких определенных макросо необходимо создать отдельный модуль и уже в него включить необходимые для передачи макросы.

  1. Откройте редактор Word с документом, содержащим макросы
  2. Откройте редактор Visual Basic (ALT+ F11). В открывшемся окне редактора кодов макрокоманд будут отображаться несколько окон: Окно проектов (Project Explorer), Окно свойств (Properties Window) и, если доступно, то и Окно кода (рис.12):
    рис.12

    ЗАМЕЧАНИЕ: если Окно свойств не отображается в окне редактора, необходимо нажать кнопку Свойства окна на панели инструментов Стандартная или клавишу F4.

  3. Для создания нового модуля в Окне проектов вызовите контекстное меню → меню Insert (Вставить) → Module (Модуль) (рис.13).
    рис.13
  4. В группе Modules будет создан новый модуль с типовым названием Module1, и откроется окно кода с мигающим курсором ввода.
  5. Перейдите на Окно свойств и дважды щелкните мышью по полю Name. Типовое наименование модуля выделиться и вы можете переименовать его.
  6. Чтобы скопировать во вновь созданный модуль нужные макросы, скопируйте коды нужных макросов в буфер обмена и вставьте их в ваш модуль.
  7. Сохраните изменения.
  8. После этого можно закрыть окно редактора Visual Basic и повторить действия по переносу нужного модуля с макросами из одного документа в другой.

УДАЛЕНИЕ МАКРОСА.

  1. Выполните команду Сервис → Шаблоны и надстройки → кнопка Организатор (рис.11).
  2. В диалоговом окне Организатор выберите макрос из шаблона или из своего документа, который нужно удалить (используйте кнопку Закрыть файл /Открыть файл ).
  3. Нажмите кнопку Удалить.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ.

Размещение макросов в собственном меню.

Для быстрого доступа к макросам, можно создать на панели инструментов собственное меню и вынести в него кнопки наиболее часто используемых макросов. Для создания собственного меню используется кнопка Параметры панелей инструментов , команда Добавить или удалить кнопки → Настройка → на вкладке Команды в списке Категории – Новое меню (рис.14),
рис.14
в списке Команды – подцепить меню и перетащить на панель инструментов. Не закрывая окно Настройка вызвать контекстное меню Нового(созданного) меню и переименовать, например, задать имя МАКРОСЫ.
Последовательно перетянуть кнопку макросов в новое меню (рис. 15).
рис.15
Для этого: не закрывая меню Настройка на вкладке Команды в списке Категории → Макросы → в списке Команды → подцепить нужную кнопку макроса и перетащить на панель инструментов в созданное меню МАКРОСЫ.

Размещение макросов на собственной панели инструментов.

Для быстрого доступа к макросам, можно создать собственную панель инструментов и вынести на неё кнопки наиболее часто используемых макросов. Для создания собственной панели инструментов выполните меню Сервис → Настройка → вкладка Панели инструментов → нажмите кнопку Создать (рис. 16).
рис.16

ЗАМЕЧАНИЕ: Можно вызвать диалоговое окно настройка и другим способом: нажмите кнопку Параметры панелей инструментов → Добавить или удалить кнопки → Настройка → на вкладке Панели инструментов → нажмите кнопку Создать.

В открывшемся диалоговом окне Создание панели инструментов в строке Панель инструментов задайте имя новой панели (рис. 17). Если вы хотите, чтобы новая панель отображалась только в созданном вами документе, то в строке Сделать панель доступной для: выберите из списка название своего документа. Если же вы хотите, чтобы новая панель отображалась во всех открываемых вами документах, то выберите из списка команду Normal.
рис.17

Последовательно перетяните кнопки макросов на новую панель.
Для этого: не закрывая меню Настройка на вкладке Команды в списке Категории – Макросы, в списке Команды – подцепите нужную кнопку макроса и перетащите на новую панель инструментов. В результате новая панель макросов будет выглядеть примерно так

Создание нестандартной пиктограммы для обозначения макроса.

По умолчанию, пиктограмма кнопки макроса выглядит следующим образом , но её можно изменить на другую. Как это сделать:
откройте диалоговое окно Настройка. Щёлкните ПКМ по названию макроса на панели инструментов, для которого хотите изменить кнопку. В контекстном меню нажмите команду-меню Выбрать значок для кнопки. Выберите понравившуюся кнопку (рис. 18).
рис.18
Однако, не всегда пиктограмма кнопки отображает сущность макроса. В таком случае можно нарисовать собственную кнопку. Например, на указанной панели кнопка обозначает макрос, который помещает абзац в рамку.

Чтобы нарисовать собственную пиктограмму в контекстном меню кнопки макроса выберите команду Изменить значок на кнопке. В результате откроется окно Редактор кнопок. (рис. 19)
рис.19

Очистите поле Рисунок с помощью кнопки Очистить, выберите цвет кнопки и нарисуйте свою. Образец кнопки будет виден в поле Просмотр. Для пиктограммы "Прямоугольник" рисунок выглядит следующим образом (рис. 20)
рис.20

Затем при открытом диалогом окне Настройка в контекстном меню кнопки макроса выберите Основной стиль (для отображения кнопки без подписи).

Разделение кнопок макросов на панели инструментов.

Вставленные вами кнопки макросов на панель инструментов выглядят следующим образом . При таком размещении, на первый взгляд, можно подумать, что на панели всего 2 макроса: один с рисунком перед названием, а другой с рисунком после названия, в то время, как на панели размещены три макроса.
Чтобы макросы отделить друг от друга разделителем выполните следующее: откройте диалоговое окно Настройка. Выделите ПКМ название второго макроса, выберите команду Начать группу. Данную операцию проделайте со всеми последующими кнопками. В результате панель с макросами будет выглядеть так .

На главную

Лекция подготовлена по материалам сайта wordexpert.ru

© Максимович Е.П., БГУ, кафедра Общей математики и информатики, 2009


Хостинг от uCoz